Talanx : LkSG-Report HDI AG

Bericht zum LkSG

(Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)

Berichtszeitraum von 01.01.2023 bis 31.12.2023

HDI AG

Bericht erstellt am: 23.04.2024

Bericht zum LkSG

(Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)

Berichtszeitraum von 01.01.2023 bis 31.12.2023

Name der Organisation: HDI AG

Anschrift: HDI Platz 1, 30659 Hannover

Inhaltsverzeichnis
A. Verkürzte Berichtspflicht nach §10 Abs. 3 LkSG	2
A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung	2

A2. Ermittelte Risiken und/oder festgestellte Verletzungen	3

A. Verkürzte Berichtspflicht nach §10 Abs. 3 LkSG

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

Welche Zuständigkeiten für die Überwachung des Risikomanagements waren im Berichtszeitraum festgelegt?

Die Überwachung des Risikomanagements wurde 2023 gemäß des "Three Lines"-Modells im konzernweiten internen Kontrollsystem (IKS) des Talanx Konzerns durch die Funktion Group Compliance durchgeführt.

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A. Verkürzte Berichtspflicht nach §10 Abs. 3 LkSG

A2. Ermittelte Risiken und/oder festgestellte Verletzungen

Es wurde im Berichtszeitraum kein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko festgestellt.

Beschreiben Sie nachvollziehbar, in welchem Zeitraum die regelmäßige Risikoanalyse durchgeführt wurde.

Die Risikoanalyse wurde im Zeitraum vom 01.01.2023 bis 31.12.2023 durchgeführt.

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A. Verkürzte Berichtspflicht nach §10 Abs. 3 LkSG

A2. Ermittelte Risiken und/oder festgestellte Verletzungen

Es wurde im Berichtszeitraum kein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko festgestellt.

Beschreiben Sie nachvollziehbar die wesentlichen Schritte und Methoden der Risikoanalyse, zum Beispiel a) die genutzten internen und externen Quellen im Rahmen der abstrakten Risikobetrachtung, b) die Methodik der Identifikation, Bewertung und Priorisierung im Rahmen der konkreten Risikobetrachtung, c) ob und inwieweit Informationen zu Risiken und tatsächlichen Pflichtverletzungen, die durch die Bearbeitung von Hinweisen aus dem Beschwerdeverfahren des Unternehmens gewonnen wurden, bei der Risikoanalyse berücksichtigt wurden und d) wie im Rahmen der Risikoanalyse die Interessen der potentiell betroffenen Personen angemessen berücksichtigt werden.

Die HDI AG verfolgt einen risikobasierten Ansatz zur Identifizierung und Priorisierung potenzieller Risiken im eigenen Geschäftsbereich sowie bei den unmittelbaren Zulieferern. Die Risikoanalyse besteht aus drei Phasen: der "Scope-Definition", der "abstrakten Risikoanalyse", sowie der "detaillierten Risikoanalyse".

In Phase 1 werden diejenigen Zulieferer identifiziert, die für die Produkte oder die Erbringung der Dienstleistung relevant sind. Grundlage hierfür sind offizielle Dokumente und Handreichungen des BAFA sowie des GDV. Die Scope-Definition ermöglicht es, die Zuliefererbasis zu definieren, die in den Folgephasen weiter analysiert wird. Die abstrakte sowie die detaillierte Risikoanalyse werden mithilfe einer speziell auf die Sorgfaltspflichten gemäß LkSG ausgerichteten ESG- Risikomanagementsoftware durchgeführt, um eine umfassende und fundierte Analyse sicherzustellen.

In Phase 2 werden Länder- und Industrierisiken für Menschenrechte und Umweltstandards im eigenen Geschäftsbereich und bei den Zulieferern bewertet. Die Bewertung erfolgt auf Basis verschiedener Themengebiete, welche sich den im LkSG aufgeführten Risiken zuordnen lassen, um eine Risikobewertung zu ermöglichen. Eine Vielzahl von quantitativen Indikatoren renommierter Institutionen, wie z.B. der Weltbank oder den Vereinten Nationen, bilden die Basis für die Einschätzung des Länderrisikos je Themengebiet. Die Industrierisikoanalyse ermittelt die Risikoexposition je Themengebiet für 88 verschiedene Industrien gemäß NACE-Codes und baut auf verschiedenen qualitativen Quellen und Datenbanken, wie z.B. dem CSR Risiko Check oder Studien des Helpdesk Wirtschaft & Menschenrechte, auf. Die Ergebnisse der Länderrisiko-Analyse werden mit den Ergebnissen der Industrierisiko-Analyse zu einer Bewertung des potenziellen Risikos je Themengebiet und pro unmittelbarem Zulieferer oder eigenem Geschäftsbereich kombiniert. Für eine mittlere vierstellige Anzahl an Zulieferern konnte eine Zuordnung in die Risikokategorien "geringes Risiko", "mittleres Risiko" oder "hohes Risiko" vorgenommen werden. Diese Zuordnung bildet die Basis für Phase 3.

In Phase 3 werden die identifizierten potenziellen Risiken detaillierter betrachtet. Entsprechend dem risikobasierten Ansatz werden Zulieferer priorisiert, für die in Phase 2 ein potenziell hohes

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Risiko ermittelt wurde. Die priorisierten Zulieferer werden einzeln aufgefordert, einen standardisierten Fragebogen, welcher auf internationalen Standards beruht und durch den Anbieter der ESG-Risikomanagementsoftware bereitgestellt wird, zu befüllen. Die Rückmeldungen schaffen Transparenz darüber, inwieweit ein Zulieferer oder eigener Geschäftsbereich auf die identifizierten potenziellen Risiken reagiert hat. Daraufhin wird die Fähigkeit des Zulieferers oder des eigenen Geschäftsbereiches bewertet, den Schutz von Menschenrechten und Umweltstandards sicherzustellen. Diese Information und Bewertung hilft dabei Lücken in den Bereichen Menschenrechte und Umweltstandards zu identifizieren und auf diese zu reagieren. Die Ergebnisse aus Phase 2 und 3 werden kombiniert und ergeben eine Einschätzung des tatsächlichen Risikos. Das tatsächliche Risiko ist ein Indikator der Eintrittswahrscheinlichkeit für eine Menschenrechtsverletzung oder eine Verletzung eines Umweltstandards.

Personalisierte Ankündigungsmails, wiederholte Erinnerungen und telefonische Ansprache von Zulieferern sollen eine hohe Rücklaufquote gewährleisten.

Zusätzlich wird ein automatisiertes, in die Risikomanagementsoftware integriertes Monitoring für eine breite Zuliefererbasis durchgeführt, um auf Medienberichte oder andere Veröffentlichungen in den Bereichen Menschenrechte und Umweltstandards aufmerksam zu werden und auf diese reagieren zu können. Dieses Monitoring hat keine negativen Indikationen ergeben.

Abschließend werden Zulieferer und eigene Geschäftsbereiche sowie Risiken nach Themengebieten gemäß den Kriterien der Angemessenheit priorisiert. Die Eintrittswahrscheinlichkeit pro Risikofeld aus Phase 2 und 3 ist hierfür ein wichtiger Datenpunkt. Außerdem werden Risiken nach ihrem Schweregrad bewertet, um wesentliche Risikofelder zu identifizieren. Für die Priorisierung von Zulieferern wird neben der Eintrittswahrscheinlichkeit, wo möglich, die Einflussmöglichkeit auf den Zulieferer bestimmt.

Aufgrund der Art der Geschäftstätigkeit der HDI AG sind menschenrechtliche Risiken als gering einzuschätzen. Dennoch führte die HDI AG eine ganzheitliche Risikoanalyse des eigenen weltweiten Geschäftsbereichs sowie der unmittelbaren Zulieferer durch, um die Risikolage zu überprüfen. Durch Phase 2 und 3 konnte die Anzahl potenziell risikobehafteter Zulieferer deutlich eingeschränkt werden. Es wurden lediglich wenige Zulieferer als potenziell risikobehaftet identifiziert. Diese Einstufung ist darauf zurückzuführen, dass die entsprechenden Zulieferer in Phase 3 trotz wiederholter Erinnerung gar nicht oder unvollständig an der Selbsteinschätzung teilgenommen haben. Obgleich keine Indikation für einen tatsächlichen Risikoeintritt bestand, hat die HDI AG die Zusammenarbeit mit den betroffenen Zulieferern im Berichtsjahr vorsorglich terminiert.

Die Interessen der Beschäftigten, der Beschäftigten in der Lieferkette und sonstiger möglicher Betroffener wurden in allen Phasen angemessenen berücksichtigt, indem unterschiedliche Bereiche einschließlich der Einkaufsbereiche und der einzelnen Geschäftsbereichen bei der Risikoanalyse einbezogen wurden.

Die Interessen von potenziell Betroffenen wurden durch die Einführung neuer Prozesse, wie z.B. dem beschriebenen Risikoanalyseprozess und der für diese Zwecke genutzten ESG- Risikomanagementsoftware, geschützt. Um die Beschäftigten in der Lieferkette zu schützen, verwendet der Talanx Konzern einen konzerneinheitlichen Verhaltenskodex für Geschäftspartner.

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Das Dokument wird sowohl von Group Procurement als auch vom IT-Einkauf, z.B. bei Vertragsabschlüssen mit Lieferanten, genutzt. Zudem verfügt der Konzern über ein intern als auch extern zugängliches Hinweisgebersystem, welches die Meldung von Menschenrechtsverletzungen (auch anonym) ermöglicht und weltweit verfügbar ist. Die Anonymität und Verfügbarkeit in neun Sprachen wahrt die Interessen der meldenden Personen, da hierdurch Zugangsbarrieren vermieden werden. Da sich die Vorwürfe, die über die Kategorie "Verletzung von Menschenrechten" in das Hinweisgebersystem eingegangen sind, nicht bestätigt haben, wurden diese bei der Risikoanalyse nicht berücksichtigt.

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A. Verkürzte Berichtspflicht nach §10 Abs. 3 LkSG

A2. Ermittelte Risiken und/oder festgestellte Verletzungen

Es wurde im Berichtszeitraum keine Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht festgestellt.

Beschreiben Sie nachvollziehbar, anhand welcher Verfahren Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich festgestellt werden können.

Verletzungen können insbesondere im Rahmen des etablierten Risikoanalyseprozesses sowie über das Hinweisgebersystem identifiziert werden.

Die Risikoanalyse wurde analog der Risikoanalyse für Zulieferer auch für den eigenen Geschäftsbereich durchgeführt. Bereits in der abstrakten Risikoanalyse wurde anhand der Land- Industrie-Kombination für keine Gesellschaft ein hohes Risiko festgestellt. Dennoch wurden im eigenen Geschäftsbereich zusätzlich alle Gesellschaften der detaillierten Risikoanalyse unterzogen, um den erhöhten Sorgfaltspflichten im eigenen Geschäftsbereich nachzukommen. Es wurden weder erhöhte Risiken noch konkrete Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich identifiziert. Für den Fall, dass ein erhöhtes Risiko oder eine Verletzung in einer unserer Einheiten vermutet oder identifiziert wird, werden unverzüglich geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen, um die Verletzung zu verhindern, zu beenden, bzw. die Auswirkung der Verletzung zu minimieren.

Der Talanx Konzern nutzt ein sowohl intern als auch extern zugängliches, digitales Hinweisgebersystem, welches über die Unternehmenswebseite des Konzerns in insgesamt neun Sprachen weltweit erreichbar ist. Dieses System ermöglicht Beschäftigten und Externen die Abgabe von Hinweisen u.a. zu allen LkSG-relevanten Themenbereichen. Eine Meldung kann auch anonym abgegeben werden. Es bietet den meldenden Personen damit zuverlässig Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde. Die meldende Person kann die Meldung kategorisieren und z.B. den Themenschwerpunkten "Verletzung von Menschenrechten" oder "Umweltverschmutzung" zuordnen. Der meldenden Person steht auf der Webseite des Talanx Konzerns und der öffentlichen unternehmensspezifischen Startseite des Hinweisgebersystems eine Verfahrensordnung zum LkSG-Beschwerdeverfahren zur Einsichtnahme zur Verfügung. Die Koordinierung des Beschwerdeverfahrens erfolgt durch die Abteilung Group Compliance der Talanx AG. Sämtliche Informationen sind öffentlich über die Webseite des Talanx Konzerns und der unternehmensspezifischen Startseite des Hinweisgebersystems verfügbar.

Verletzungen menschrechts- oder umweltbezogener Pflichten wurden in keinem Fall festgestellt.

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A. Verkürzte Berichtspflicht nach §10 Abs. 3 LkSG

A2. Ermittelte Risiken und/oder festgestellte Verletzungen

Es wurde im Berichtszeitraum keine Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht festgestellt.

Beschreiben Sie nachvollziehbar, anhand welcher Verfahren Verletzungen bei unmittelbaren Zulieferern festgestellt werden können.

Verletzungen können sowohl im Rahmen des etablierten Risikoanalyseprozesses als auch über das Hinweisgebersystem identifiziert werden.

Die Risikoanalyse wurde für unmittelbare Zulieferer der HDI AG mittels des o.g. Prozesses durchgeführt. Für den Fall, dass ein erhöhtes Risiko oder eine Verletzung bei einem Zulieferer vermutet oder identifiziert wird, werden unverzüglich geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen, um die Verletzung zu verhindern, zu beenden, bzw. die Auswirkung der Verletzung zu minimieren. Verletzungen menschrechts- oder umweltbezogener Pflichten wurden bei einem unmittelbaren Zulieferer in keinem Fall festgestellt.

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A. Verkürzte Berichtspflicht nach §10 Abs. 3 LkSG

A2. Ermittelte Risiken und/oder festgestellte Verletzungen

Es wurde im Berichtszeitraum keine Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht festgestellt.

Beschreiben Sie nachvollziehbar, anhand welcher Verfahren Verletzungen bei mittelbaren Zulieferern festgestellt werden können.

Verletzungen bei mittelbaren Zulieferern können insbesondere durch das sowohl intern als auch extern zugängliche Hinweisgebersystem festgestellt werden.

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