Sixt : Informationen zum Datenschutz

INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ FÜR AKTIONÄRE UND AKTIONÄRSVERTRETER IM

ZUSAMMENHANG MIT DER (VIRTUELLEN) HAUPTVERSAMMLUNG

In dieser Datenschutzerklärung informieren wie Sie darüber, welche personenbezogenen Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten die Sixt SE auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung verarbeitet und welche Rechte die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten gemäß der Verordnung EU 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung- DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinsichtlich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten haben. Wir führen die ordentliche Hauptversammlung am

12. Juni 2024 auf Grundlage von § 17 Abs. 4 der Satzung unserer Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Aktiengesetz (AKTG) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durch.

Die für Aktiengesellschaften mit Sitz in Deutschland maßgeblichen Vorschriften, insbesondere des Handelsgesetzbuches und des Aktiengesetzes, finden auf die Gesellschaft aufgrund der Verweisungsnormen der Art. 5, Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii), Art. 53 sowie Art. 61 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 8. Oktober 2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE) (SE-VO) Anwendung, soweit sich aus spezielleren Vorschriften der SE-VO nichts anderes ergibt.

1. Verantwortlicher

Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist die

Sixt SE

Zugspitzstraße 1

82049 Pullach

Die Sixt SE wird durch den Vorstand vertreten.

Den Datenschutzbeauftragten der Sixt SE erreichen Sie per Post unter der vorstehend genannten Adresse oder per E-Mail unter: [e-mail]

2. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Die Sixt SE verarbeitet im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung folgende personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigten:

• Vorname und Name,
• Kontaktdaten (z.B. Wohnort bzw. Sitz, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• Aktienbezogene Daten (Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Aktionärsnummer),
• Zugangsdaten für das InvestorPortal (Nummer auf der Anmeldebestätigung, Passwort),
• Sonstige Daten, die im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung anfallen (z.B. Stimmabgaben per Briefwahl, Weisungen an Stimmrechtsvertreter, Vollmachtserteilungen, Auskunftsersuchen, Anträge, Wahlvorschläge, Stellungnahmen oder Redebeiträge im Wege der Videokommunikation, Widersprüche, Protokollierungsverlangen).

Wenn Sie unser InvestorPortal im Internet besuchen, erhebt die Sixt SE ferner verschiedene technische Daten, die vom Browser des jeweiligen Aktionärs bzw. seines Vertreters bei Nutzung des InvestorPortals automatisch übermittelt werden. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log- Files protokolliert:

• Abgerufene bzw. angefragte Daten (einschließlich der abgerufenen URL);
• Datum und Uhrzeit des Abrufs;
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
• Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers;

• Referrer-URL(die zuvor besuchte Seite), wenn Ihr Browser diese sendet;
• IP-Adresse;
• Innerhalb des InvestorPortals durchgeführte Aktionen;
• Individuelle Zugangsdaten und Session-ID; und
• Login und Logout mit jeweiligem Zeitstempel.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären bzw. deren Bevollmächtigten insbesondere im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermitteln auch die depotführende Bank bzw. die Aktionäre in Bezug auf die Bevollmächtigten die personenbezogenen Daten an die Sixt SE bzw. an von der Sixt SE beauftragte externe Dienstleister.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

1. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, um die virtuelle Hauptversammlung vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten und um unsere in diesem Zusammenhang bestehenden gesetzlichen Pflichten gegenüber Aktionären und ihren Bevollmächtigten zu erfüllen, insbesondere um

• die Anmeldung zur Hauptversammlung und Zuschaltung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten zu der virtuellen Hauptversammlung abzuwickeln (z.B. Identitätsprüfung, Prüfung der Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und zur Zuschaltung über das InvestorPortal, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses und Bereithalten zur Einsichtnahme, Versand von Anmeldebestätigungen) und
• den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen bzw. im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung (insbesondere Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen und Ausübung von Stimm-,Antrags-,Stellungnahme-, Rede- und Auskunftsrechten sowie des Rechts zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung in der jeweils in der Einladung zur Hauptversammlung beschriebenen Weise) zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG und unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise die Ausübung von Aktionärsrechten und/oder die Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung nicht ermöglichen.

Im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung übermitteln wir die personenbezogenen Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die virtuelle Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften zu veranstalten und uns dazu extern beraten zu lassen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

b) Erfüllung gesetzlicher Melde- und Publikationspflichten (insbesondere Stimmrechtsmitteilungen) und weiterer gesetzlicher Pflichten, insbesondere Aufbewahrungspflichten

Ihre personenbezogenen Daten werden ebenfalls zur Erfüllung etwaiger gesetzlicher Melde- und Publikationspflichten (insbesondere Stimmrechtsmitteilungen) verarbeitet. Außerdem erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher

Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Regelungen.

c) Weitere Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erstellung von Analysen und Berichten über die Aktionärsstruktur. Dies dient unserem berechtigten Interesse, die Kapitalstruktur des Unternehmens als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen zu analysieren. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

4. Cookies und Ähnliches

Für das InvestorPortal verwenden wir technisch unbedingt erforderliche Cookies und Geräteinformationen in Webserver-Log-Files (gemeinsam COOKIE-FUNKTIONEN). Cookies sind kleine Dateien, die von einer Webseite, die Sie besuchen, auf Ihrem Desktop-, Notebook- oder Mobilgerät abgelegt werden. Daraus können wir z.B. erkennen, ob es zwischen Ihrem Gerät und unserem InvestorPortal schon eine Verbindung gegeben hat, oder welche Sprache oder anderen Einstellungen Sie bevorzugen. Cookies können auch personenbezogene Daten enthalten. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben oder generell ausschließen bzw. löschen. Wenn Sie sich gegen den Einsatz von Cookies entscheiden, kann es sein, dass Ihnen nicht alle Funktionen unseres InvestorPortals oder einzelne Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.

Die von uns eingesetzten Cookie-Funktionen werden nur zum Zweck der Bereitstellung des InvestorPortals, für die Anmeldung und Identifizierung der Aktionäre und zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen technischen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung verwendet.

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz der Cookie-Funktionen, den Zugriff auf die darin gespeicherten Daten sowie die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG), da dies zur Bereitstellung des von Ihnen angefragten InvestorPortals erforderlich ist. Die weitere Verarbeitung der mittels der Cookie-Funktionen erhobenen personenbezogenen Daten ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich, unseren Aktionären und deren Bevollmächtigten die Nutzung unseres InvestorPortals zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Soweit wir bei der Bereitstellung des InvestorPortals Cookie-Funktionen verwenden wollen, die für den Betrieb des InvestorPortals nicht unbedingt erforderlich sind, wie z.B. Funktions- oder Leistungs-Cookies, tun wir dies nur, sofern Sie dafür Ihre Einwilligung erteilt haben.

5. Speicherdauer

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, sofern sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften (z.B. nach dem AktG, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) nicht entgegenstehen. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen verarbeiteten personenbezogenen Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre, es sei denn, die längere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall z.B. zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren im Zusammenhang mit der Hauptversammlung oder aus anderen Gründen erforderlich.

6. Kategorien von Empfänger der Daten

Zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt die Sixt SE externe Dienstleister (insbesondere HV-Dienstleister im Rahmen der Anmeldung zur

Hauptversammlung und deren Durchführung). Diese Dienstleister erhalten von der Sixt SE nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Sixt SE. Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung können Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen gegenüber anderen ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigen und ggf. Mitgliedern der Öffentlichkeit, welche die Internetseite der Gesellschaft besuchen oder die öffentlich zugängliche Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung verfolgen, offengelegt werden (z.B. durch Gewährung der Einsichtnahme in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis, durch Veröffentlichung der von Ihnen gestellten veröffentlichungspflichtigen Anträge oder sonstigen Verlangen auf der Internetseite der Gesellschaft, im Rahmen der Zugänglichmachung von Stellungnahmen unter Namensnennung im InvestorPortal oder im Rahmen von sonstigen Beiträgen, die Sie im Vorfeld oder während der virtuellen Hauptversammlung über die in der Einladung zur Hauptversammlung beschriebenen Kommunikationswege leisten).

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich in Ländern verarbeitet, die der Europäischen Union (EU) und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) angehören. Soweit Aktionäre aus Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR stammen (DRITTSTAATEN), werden wir auch diesen Aktionären Informationen zukommen lassen (z.B. Einladungen zu Hauptversammlungen). Sollten in diesen Mitteilungen auch personenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Anträge zu Hauptversammlungen unter Nennung des Namens des Antragstellers), werden diese Daten damit auch in Drittstaaten übermittelt. In Drittstaaten finden die Regelungen der DSGVO keine unmittelbare Anwendung. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, kann in diesen Drittstaaten ein geringeres Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bestehen. Eine Übermittlung ist dennoch erforderlich, um alle Aktionäre gleichermaßen zu informieren, da wir Aktionäre aus Drittstaaten nicht von unserer Informationspflicht ausnehmen dürfen. Mit der Übermittlung erfüllen wir daher unsere vertraglichen Verpflichtungen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

7. Betroffenenrechte

In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der Sixt SE bei Bestehen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft gemäß Art. 15 DS- GVO, Berichtigung gemäß Art. 16 DS-GVO, Löschung gemäß Art. 17 DS-GVO sowie Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO verlangen; ferner besteht unter den entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO. Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der Sixt SE unentgeltlich über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten geltend machen.

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Sixt SE oder eines Dritten verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen (Widerspruchsrecht, Art. 21 DS-GVO). In diesem Fall werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz- Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DS-GVO zu.