Nordwest Handel : Hinweis zum Datenschutz

NORDWEST Handel AG

Dortmund

Datenschutzhinweise für Aktionäre, Aktionärsvertreter und Gäste bei der Hauptversammlung

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist

NORDWEST Handel AG Robert-Schuman-Straße 17 44263 Dortmund

Tel.: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter

datarea GmbH

Meißner Straße 103, 01445 Radebeul Tel.: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Aktionären unserer Gesellschaft bzw. der von ihnen bevollmächtigten Vertreter ("Aktionärsvertreter") im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Bestimmungen, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erfüllung der vertraglichen sowie gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO.

Der Zweck der Verarbeitung liegt in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Haupt- versammlung, einschließlich des Anmeldeprozesses zur Hauptversammlung sowie der anderen statt- findenden Erfassungs- und Auswertungsprozesse. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung.

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Verlangt ein Aktionär, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden, so erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß aktienrechtlichen Vorschriften (§ 122 Abs. 2 AktG). Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrecht- lichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Homepage der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen. Nehmen Aktionäre oder Aktionärsvertreter an der Hauptversammlung teil, so sind wir verpflichtet, die betreffenden Personen unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Zahl der vertretenen Aktien, ihrer Gattung und der Besitzart in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen (§ 129 Abs. 1 Satz 2 AktG). Die Angaben der Aktionäre, die an der Hauptversammlung teilnehmen, können von sämtlichen Aktionären auf der Grundlage von

• 129 Abs. 4 AktG in dem von der Gesellschaft geführten Teilnehmerverzeichnis eingesehen werden. Außerdem müssen wir, um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, drei Jahre nachprüfbar festhalten (§ 134 Abs. 3 Satz 5 AktG). Darüber hinaus verwenden wir Daten, soweit die Verarbeitung der Wahrung berechtigter Interessen unserer Gesellschaft nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dient (insbesondere zur Erstellung bestimmter Auswertungen wie etwa der Übersicht von Aktionären mit hohen Stimmrechtsanteilen).

Außerdem verarbeiten wir personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. gemäß aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder aufgrund von aktien-, handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sowie für die Erfüllung von Verpflichtungen nach dem Geldwäschegesetz).

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Die Aktien unserer Gesellschaft sind Inhaberaktien. Mithin wird kein Aktienregister geführt.

Soweit uns personenbezogene Daten nicht von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern angegeben wurden, werden ihre personenbezogenen Daten von ihrem jeweiligen depotführenden Institut an die Gesellschaft übermittelt. Relevante personenbezogene Daten sind hierbei im Wesentlichen

1. Name und Vorname, o Adresse,
   o ggf. weitere Kontaktdaten,
   o Legitimationsdaten sowie Vertretungsbefugnisse (z.B. Bevollmächtigungen Dritter inklusive wiederum deren Personenstammdaten) sowie
   o aktionärsspezifische Informationen (z.B. Anzahl der Aktien, Stimmrechte, Besitzart der Aktien) und
   o Präsenzdaten (Historie über Zu- und Abgänge etc.).

Wenn Sie als Gast zur Hauptversammlung angemeldet sind, verarbeiten wir zur Erstellung der Gästeeintrittskarte Namen und Vornamen sowie Adresse des Gastes und ggf. weitere Kontaktdaten.

Wer bekommt meine Daten?

Eine Weitergabe solcher personenbezogenen Daten erfolgt an die AAA HV Management GmbH, Am Stadion 18-24, 51465 Bergisch Gladbach, die von der NORDWEST Handel AG mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten im Wege einer Auftragsverarbeitung beauftragt wurde, und ggf. an weitere externe Dienstleister, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff auf Daten erhalten.

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Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionä- ren und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung und ggf. im Nachgang zur Verfügung gestellt, insbesondere gemäß den Vorschriften über das Teilnehmerverzeichnis (§ 129 Abs. 4 AktG) und im Rahmen der etwaigen Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Abs. 2 und 1 AktG) sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären (§§ 126, 127 AktG).

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Grundsätzlich findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) statt, soweit es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Eine Speicherung der Daten findet im Rahmen der gesetzlichen Grenzen statt (regelmäßig bis zu 3 Jahre für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten, in Einzelfällen darüber hinaus, wenn dies aufgrund gesetzlicher Vorgaben - beispielsweise aufgrund des Aktiengesetzes, des Wertpapierhandelsgesetzes, des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung - oder wegen über- wiegender berechtigter Interessen der Gesellschaft - namentlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen - geboten ist).

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Die für die NORDWEST Handel AG zuständige Datenschutzbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Tel.: [phone]

E-Mail:[e-mail]

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten aus dem Anmeldeformular ist notwendig, um die Hauptversammlung ordnungsgemäß vorbereiten, durchführen und nachbereiten zu können. Ohne diese Bereitstellung können Aktionäre bzw. deren Vertreter nicht an der Hauptversammlung teil- nehmen.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet zur Ermittlung und Benachrichtigung der Aktionäre sowie zur Ermittlung des Abstimmungsverhaltens in der Hauptversammlung statt.

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