KHD Humboldt Wedag Vermögensverwaltungs : Hinweise zum Datenschutz

KHD Humboldt Wedag Vermögensverwaltungs-AG

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der KHD Humboldt Wedag

Vermögensverwaltungs-AG

Ab dem 25. Mai 2018 sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in ihrer neuen Fassung anzuwenden. Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die KHD Humboldt Wedag Vermögensverwaltungs-AG (KHD VV AG) und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zustehenden Rechte.

Die KHD VV AG verarbeitet als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes personenbezogene Daten (Name, Geburtsdatum, Anschrift und weitere Kontaktdaten, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien, gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Sie erreichen die KHD VV AG unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

KHD Humboldt Wedag Vermögensverwaltungs-AG

Von-der-Wettern-Straße 4a

51149 Köln

Telefon: [phone]

Fax: [phone]

E-Mail:[e-mail]

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die Depot führende Bank deren personenbezogenen Daten an die KHD VV AG. Die Verwendung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Diese sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit den Aktionären und die Abwicklung der Hauptversammlung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 6 Abs. 1 c) und Absatz 4 DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht andere gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden während der Haltedauer gespeichert und nach vollständiger Veräußerung Ihrer Anteile auf Grundlage der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zehn Jahre gespeichert. Sofern rechtliche Ansprüche von Ihnen geltend gemacht werden oder von der KHD VV AG erhoben werden, führt dies zu einer Speicherung der personenbezogenen Daten. Grundsätzlich dient dies zur Klärung der

Ansprüche und der Durchsetzung in Einzelfällen. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsrechtsgrundlagen kann dies zu einer Speicherung von drei bis dreißig Jahren führen.

Für die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen anfallen, beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Sofern möglich, werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert.

Zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters sowie zur Abwicklung der Hauptversammlung kann sich die KHD VV AG zum Teil externer Dienstleister bedienen. Externe Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind als Auftragsverarbeiter in Übereinstimmung mit Artikel 28 Absatz 3 DSGVO vertraglich gebunden.

In der Hauptversammlung sind wir nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet, die erschienenen oder vertretenen Aktionäre und die Vertreter von Aktionären unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienanzahl und der Besitzart in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von den Teilnehmern der Hauptversammlung während der Versammlung und von jedem Aktionären auf Verlangen bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG).

Darüber hinaus kann es gesetzlich notwendig werden, dass Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger wie etwa an Behörden zur Erfüllung bestimmter Tatbestände übermittelt werden (z. B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen, an Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).

In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der KHD VV AG Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 16 DSGVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 18 DSGVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Artikel 20 DSGVO verlangen.

Sie haben die Möglichkeit, sich an den Datenschutzbeauftragten der KHD VV AG über die folgenden Kontaktdaten zu wenden:

KHD Humboldt Wedag Vermögensverwaltungs-AG

Datenschutzbeauftragter

Von-der-Wettern-Straße 4a

51149 Köln

E-Mail:[e-mail]

Unabhängig davon können Sie sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Die für die KHD VV AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Tel.:	+49	211 38424-0
Fax:	+46	211 38424-10
E-Mail:	[e-mail]